Grafik pracy, urlopy i komunikacja zespołu w jednym miejscu
W wielu firmach grafik pracy żyje w arkuszu albo na kartce, prośby o zamianę zmian przychodzą w wiadomościach, urlopy zapisuje się w zeszycie, a ważne informacje giną w kilku komunikatorach. Układanie grafiku i rozliczanie godzin zabiera dużo czasu, a o pomyłkę nietrudno.
Aplikacja do zarządzania pracownikami zbiera to wszystko w jednym miejscu. Osoba odpowiedzialna za grafik pracuje na komputerze, a cały zespół korzysta z aplikacji na telefonie.
Pokazujemy ją na przykładzie gabinetu, w którym pracują lekarze i asystenci, ale ten sam układ sprawdzi się w każdej firmie, w której pracuje się na zmiany.
Grafik pracy na cały tydzień
Główny ekran to tygodniowy grafik. Widać na nim, kto i kiedy pracuje, na jakiej zmianie (np. rano albo popołudniu), ile godzin ma zaplanowanych każdy pracownik i ile godzin wychodzi w całym tygodniu. Dni wolne i niedostępność pracowników są od razu widoczne.
- Dwa widoki – według pracowników albo według zmian z obsadą (np. czterech lekarzy i czterech asystentów na zmianie).
- Automatyczne układanie – jednym kliknięciem aplikacja proponuje grafik, który można dalej poprawiać ręcznie.
- Wersja robocza i publikacja – grafik można spokojnie przygotować i opublikować dopiero po sprawdzeniu.
- Zmiany nieprzypisane – wolne zmiany czekają na obsadzenie w osobnym wierszu.
Czas pracy i rozliczenie godzin
Aplikacja liczy godziny za wybrany okres rozliczeniowy: czas regularny, nadgodziny, przerwy płatne i niepłatne oraz płatne wolne. Godziny można zatwierdzić dla wybranych osób, a zestawienie wyeksportować do pliku Excela.
Pracownicy mogą rejestrować czas pracy własnym kodem PIN na wspólnym stanowisku w firmie (kiosku).
Urlopy, zadania i formularze
Urlopy – wnioski trafiają w jedno miejsce, a przy zakładce widać liczbę oczekujących próśb.
Zadania – lista rzeczy do zrobienia z terminem, przypisana do konkretnej osoby albo do całego zespołu, np. uzupełnienie materiałów w gabinetach czy umówienie przeglądu sprzętu.
Formularze zamiast papierów – firma tworzy własne formularze, a pracownicy wypełniają je w telefonie. W pokazanym przykładzie są protokół sterylizacji, prośba o zmianę grafiku i zgłoszenie awarii sprzętu, a odpowiedzi zbierają się w jednym miejscu.
Czat zespołu, wydarzenia i uroczystości
Zespół rozmawia w aplikacji, a nie w prywatnych komunikatorach. Czat ma kanały grupowe: dla całego zespołu, dla poszczególnych stanowisk i dla miejsc pracy. Ogłoszenia i wydarzenia, takie jak obowiązkowe szkolenie BHP, trafiają do wszystkich w jednym miejscu.
Aplikacja pamięta też o ludziach: pokazuje nadchodzące urodziny i rocznice pracy z odliczaniem dni, więc łatwo o nich pamiętać.
Katalog zespołu i rekrutacja
Wszyscy pracownicy są w jednym katalogu, z podziałem na stanowiska i wyszukiwarką. W karcie każdej osoby zapisane są dane, data zatrudnienia i dostęp do aplikacji (e-mail i hasło), a także zasady dostępności: ile zmian w tygodniu może pracować, w które dni jest niedostępna i na jakich zmianach może pracować.
Aplikacja ma też prostą rekrutację. Kandydaci są na tablicy z kolumnami (np. nowi, rozmowa), a kartę przeciąga się do kolejnego etapu. Po zatrudnieniu kandydat od razu staje się pracownikiem w zespole.
Wszystko w jednym menu
Moduły aplikacji są pod ręką w jednym menu:
- Przegląd, Grafik, Czas pracy, Urlopy, Zadania i Formularze,
- Czat, Aktualizacje i Wydarzenia,
- Katalog zespołu, Grupy, Uroczystości, Dokumenty i Zatrudnienie,
- Ustawienia.
Aplikacja na telefonie i na komputerze
Osoba układająca grafik ma wygodny, szeroki widok na komputerze. Zespół ma to, czego potrzebuje, w telefonie: swój grafik, zadania, formularze, czat i powiadomienia.
Dla kogo jest aplikacja do zarządzania pracownikami?
Dla firm, w których pracownicy pracują na zmiany lub według grafiku: gabinetów i przychodni, salonów, sklepów, restauracji, serwisów i biur. Wszędzie tam, gdzie grafik, urlopy i komunikacja z zespołem zabierają dużo czasu.
Najczęstsze pytania
Czy aplikacja układa grafik sama?
Może go zaproponować jednym kliknięciem. Grafik jest najpierw wersją roboczą, którą można poprawić, a dopiero potem opublikować.
Czy pracownicy mają dostęp z telefonu?
Tak. Aplikacja działa na telefonie i na komputerze, a każdy pracownik loguje się własnym kontem.
Czy mogę wyeksportować godziny do Excela?
Tak. Zestawienie czasu pracy za wybrany okres można wyeksportować do pliku Excela.
Czy mogę dopasować formularze do mojej firmy?
Tak. Firma tworzy i edytuje własne formularze, a odpowiedzi pracowników zbierają się w jednym miejscu.
